نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات

تاريخ النظام: ٢٣ / ١٠ / ١٤٠٩هـ

نص النظام

المادة الأولى
يكون للمسميات الواردة في هذا النظام نفس الدلالات الواردة في المادة الأولى من نظام الوثائق والمحفوظات.
المادة الثانية
ينشأ بموجب هذا النظام مركز يسمى (المركز الوطني للوثائق والمحفوظات) يرتبط إداريًّا برئيس ديوان رئاسة مجلس الوزراء.
المادة الثالثة
غرض المركز وضع نظام الوثائق والمحفوظات موضوع التنفيذ، وله في سبيل ذلك اتخاذ كافة الوسائل والسبل التي تمكنه من القيام بهذه المهمة ومن ذلك:
١ - إعداد اللوائح التنفيذية اللازمة لنظام الوثائق والمحفوظات وتنفيذها بعد إقرارها.
٢ - إعداد دليل تصنيف موحد للوثائق والمحفوظات، ودليل ترميز شامل لأجهزة الدولة.
٣ - جمع الوثائق والمحفوظات، وفهرستها، وتصنيفها، وترميزها، وحفظها، وصيانتها، وتنظيم تداولها وفقًا لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية، وخطتي التصنيف والترميز.
٤ - الإشراف والمتابعة الفنية لعمليات الحفظ في الأجهزة الحكومية، والعمل على حماية الوثائق والمحفوظات.
٥ - إعداد التنظيم الإداري والإجراءات الإدارية والفنية اللازمة لأعمال المركز وتنفيذها بعد إقرارها.
٦ - أ: توفير البيانات، والمعلومات عن الوثائق، والمحفوظات للمستفيدين منها وفقًا للوائح المركز.
ب: تجميع الأنظمة، واللوائح، والتعليمات، والاتفاقيات، والمعاهدات وفقًا لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه.
٧ - تحقيق التنسيق والتكامل مع الأجهزة المعنية بالوثائق والمحفوظات في المملكة، وتبادل الخبرات والمعلومات معها.
٨ - تحقيق التعاون في مجال الوثائق والمحفوظات مع الأجهزة المختصة دوليًّا، وذلك عن طريق:
أ: الاشتراك في الهيئات والمنظمات الإقليمية والدولية في مجال الوثائق والمحفوظات، وحضور الندوات والمؤتمرات والحلقات العلمية المتخصصة، وإعداد البحوث المتعلقة بذلك.
ب: تبادل المعلومات مع المراكز الوطنية للوثائق والمحفوظات في العالم.
٩ - العمل مع الجهات المختصة على إيجاد العناصر الوطنية المؤهلة للعمل في مجال الوثائق والمحفوظات، واتخاذ كافة السبل المؤدية لذلك.
١٠ - الإشراف على إتلاف المحفوظات والوثائق التي يتقرر إتلافها بموجب اللائحة الخاصة بذلك.
المادة الرابعة
يكون للمركز هيئة تختص بما يلي:
١ - رسم السياسة العامة للمركز ومتابعة تنفيذها.
٢ - اقتراح ما تراه مناسبًا من الأنظمة واللوائح والإجراءات التي تكفل التنفيذ الأمثل لنظام الوثائق والمحفوظات.
٣ - إصدار اللوائح التنفيذية لنظام الوثائق والمحفوظات.
٤ - الموافقة على الخطط والبرامج والمشروعات التي تقترحها إدارة المركز.
المادة الخامسة
تشكل الهيئة من:

١ - رئيس ديوان رئاسة مجلس الوزراء رئيسًا 
٢ - الأمين العام لمجلس الوزراء  عضوًا  
٣ - رئيس شعبة الخبراء بمجلس الوزراء عضوًا  
٤ - مدير عام المركز عضوًا  

٥ - ثلاثة أعضاء يختارون بأمر سام لمدة ثلاث سنوات قابلة للتجديد لمدة مماثلة.
تم تعديل هذه المادة بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (٣٢٩) وتاريخ ١١ / ٨ / ١٤٣٥ هـ ، لتصبح بالنص الآتي: أ - يكون للمركز هيئة تتشكل على النحو الآتي: رئيس الديوان الملكي رئيسًا   الأمين العام لمجلس الوزراء عضوًا   رئيس هيئة الخبراء بمجلس الوزراء عضوًا   المدير العام للمركز عضوًا  الأمين العام لدارة الملك عبد العزيز عضوًا   الأمين العام لمكتبة الملك عبد العزيز العامة عضوًا   الأمين العام لمكتبة الملك فهد الوطنية عضوًا   نائب مدير عام معهد الإدارة العامة للبحوث والمعلومات  عضوًا   ثلاثة من المختصين بشؤون الوثائق والمحفوظات من أعضاء هيئة التدريس في الجامعات أو من غيرهم, يختارون بأمر سام لمدة ثلاث سنوات قابلة للتجديد لمرة واحدة فقط بناء على ترشيح من الديوان الملكي. أعضاء  ب - يحدد بقرار من رئيس الهيئة نائب للرئيس من بين أعضاء الهيئة".
المادة السادسة
تجتمع الهيئة برئاسة رئيسها، أو من ينيبه من الأعضاء، ولا يعتبر الاجتماع نظاميًّا إلا بحضور أغلبية الأعضاء.
تم تعديل هذه المادة بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (٣٢٩) وتاريخ ١١ / ٨ / ١٤٣٥ هـ ، لتصبح بالنص الآتي: "تجتمع الهيئة برئاسة رئيسها أو نائبه، ولا يعد الاجتماع نظاميًا إلا بحضور أغلبية الأعضاء على أن يكون من بينهم الرئيس أو نائبه".
المادة السابعة
تصدر قرارات الهيئة بأغلبية أصوات الحاضرين، وعند تساوي الأصوات يعتبر صوت الرئيس مرجحًا.
تم تعديل هذه المادة بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (٣٢٩) وتاريخ ١١ / ٨ / ١٤٣٥ هـ ، لتصبح بالنص الآتي: "تصدر قرارات الهيئة بأغلبية أصوات الحاضرين، وعند تساوي الأصوات يعد صوت رئيس الجلسة مرجحًا".
المادة الثامنة
يعين للمركز مدير عام بالمرتبة الخامسة عشرة.
المادة التاسعة
يتولى مدير عام المركز إدارة وتصريف شؤونه، وله في سبيل ذلك ما يلي:
١ - اقتراح خطط المركز، وبرامجه، ومشروعاته، والإشراف على تنفيذها بعد الموافقة عليها.
٢ - اقتراح اللوائح التنفيذية لهذا النظام.
٣ - اقتراح التنظيمات المناسبة للوثائق والمحفوظات بما يتفق والتطور الفني والإداري.
٤ - تقديم أي اقتراحات يراها كفيلة بحسن سير العمل.
٥ - تمثيل المركز في صلاته مع الجهات الأخرى.
٦ - تنفيذ قرارات الهيئة.
٧ - رفع تقارير دورية عن سير أعمال المركز وإنجازاته إلى الهيئة.
المادة العاشرة
يكون للمركز ميزانية خاصة.
المادة الحادية عشرة
يلغي هذا النظام ما يتعارض معه من أحكام أخرى تتعلق بالوثائق والمحفوظات.
المادة الثانية عشرة
ينشر هذا النظام في الجريدة الرسمية .